Gestión de archivo muerto: Resguardá la documentación de tu empresa

 

Gestión de archivo muerto: Cómo resguardar la documentación de tu empresa sin ocupar metros caros

Conservar la documentación fiscal, contable y legal es una obligación para cualquier empresa o profesional independiente. Sin embargo, acumular biblioratos, facturas y legajos durante 5, 10 o más años consume metros cuadrados valiosos que podrían utilizarse para puestos de trabajo, salas de reunión o atención al cliente.

Transferir el archivo muerto a un espacio de almacenamiento externo permite optimizar los costos de alquiler comercial, mantener la seguridad de la información y liberar espacio útil en tu oficina. A continuación, te compartimos la guía paso a paso para gestionar la documentación de tu empresa de forma eficiente.

1. Clasificación y depuración documental 

El primer paso para una gestión eficiente del archivo es evitar almacenar papeles obsoletos o innecesarios.

• Revisión de plazos legales de conservación : Verificá con el área contable o legal los plazos mínimos exigidos para conservar cada tipo de comprobante (impositivos, laborales, societarios).

• Filtrado previo: Antes de encajonar, descartá copias duplicadas, borradores o carpetas vencidas que ya superaron el plazo legal de resguardo.

2. Embalaje y rotulado estandarizado 

La organización externa del archivo es clave para encontrar cualquier documento en cuestión de minutos cuando exista una auditoría o requerimiento.

• Uso de cajas tipo archivo normalizadas : Utilizá cajas de cartón corrugado reforzado diseñadas específicamente para biblioratos o folios. Mantener un tamaño uniforme facilita el apilado estable dentro de la baulera.

• Sistema de codificación numérica : Asigná a cada caja un código único en el exterior (por ejemplo: CONT-2024-01). Creá un inventario digital en una planilla de cálculo que detalle exactamente qué legajos o libros contables contiene cada código, evitando rotular el contenido explícito en la caja por privacidad.

3. Protección contra la humedad y el deterioro 

El papel es un material sensible que requiere condiciones controladas para no deteriorarse con el paso de los años.

• Aislamiento del piso sobre pallets : Colocá siempre las cajas sobre pallets de madera o estanterías metálicas dentro del contenedor. El despeje inferior asegura una circulación de aire uniforme.

• Resguardo mediante bolsas desecantes : Incluir bolsitas de gel de sílice en el interior de las cajas principales ayuda a absorber la humedad ambiental y prevenir el desgaste del papel.

4. Control de acceso y trazabilidad 

Proteger la privacidad de los datos de tus clientes y de la empresa es un requisito fundamental.

• Acceso restringido ): Mantené un registro estricto de qué personal de la empresa cuenta con autorización y copia de llaves para ingresar al box.

• Seguridad perimetral y monitoreo: Almacenar la documentación en un predio con monitoreo 24/7 y control de accesos garantiza la protección contra robos o intrusiones no autorizadas.